Nadat de instellingen is opgenomen in het register en erkend is als referent door de IND, dient de instelling bij de registerbeheerder kenbaar te maken voor hoeveel deelnemers zij toelating tot Nederland zal vragen middels het daartoe beschikbaar gestelde formulier. Dit dient zij te doen voorafgaand aan een verzoek bij de IND voor de aanvraag van verblijfsvergunningen voor haar deelnemers.
Na ontvangst van het deelname formulier toetst de registerbeheerder of de deelname past binnen de daarvoor gestelde voorwaarden welke zijn vastgelegd in artikel 8.1 van de Gedragscode mbo4:
a) maximaal 100 deelnemers in de pilot per studiejaar, waarbij per studiejaar een bandbreedte geldt van 20%, zolang voor de duur van de pilot het maximum aantal deelnemers niet groter is dan 300;
b) maximaal 20 deelnemers per instelling per studiejaar;
c) de deelnemers in de pilot zijn minimaal 18 jaar oud;
d) maximaal 30% van de deelnemers in de pilot heeft dezelfde nationaliteit;
e) minimaal 75% van de deelnemers in de pilot schrijft zich in voor een MBO4 opleiding die behoort tot 1 van de 9 topsectoren;
f) de overige 25% mag ingevuld worden met andere opleidingen, en
g) deelname voor het desbetreffende studiejaar is niet langer mogelijk indien de bedoelde maximum percentages zijn behaald.
Na een positief besluit van de registerbeheerder op de aanmelding van de deelnemers kan de onderwijsinstelling de verblijfsvergunningen aanvragen bij de IND.